Particularităti privind decontările cu tertii

Contabilitatea tertilor asigură evidenta datoriilor si creantelor institutiilor publice în relatiile acesteia cu:

Furnizorii. În contabilitatea furnizorilor se înregistrează operatiunile privind achizitiile de bunuri, lucrări executate si servicii prestate, precum si achizitiile de active fixe pe baza efectelor comerciale ( conturile 401, 403, 404, 405). Avansurile acordate furnizorilor se înregistrează în contabilitate într-un cont distinct (conturile 232,234,409). Efectele comerciale scontate neajusnse la scadentă se înregistrează într-un cont în afara bilantului si se mentionează în notele expliocative. Bunurile cumpărate, lucrările executate si serviciile prestate pentru care nu s-au primit facturi, se evidentiază ditinct în contabilitate ( contul 408). Contabilitatea furnizorilor se tine pe fiecare persoană fizică sau juridică. În contabilitatea analitică furnizorii se grupează astfel: interni si externi, iar în cadrl acestora pe termene de plată.

Personalul. Contabilitatea decontărilor cu personalul evidentiază :drepturile salariale, sporurile, premiile, indemnizatiile pentru concediile de odihnă precum si cele pentru incapacitate temporară de muncă, plătite din fodul de salarii si alte drepturi în bani si/ sau în natură datorate de institutia publică personalului pentru munca prestată ( contul 421).

Contabilitatea decontărilor cu pensionarii evidentiază drepturile de pensie si alte drepturi prevăzute de lege, cuvenite pensionarilor conform legii (contul 422).
Ajutoarele si indemnizatiile datorate evidentiază ajutoarele de boală pentru incapacitate temporară de muncă, îngrijirea copilului, ajutoare de deces si alte ajutoare acordate (contul 423).

Contabilitatea decontărilor cu somerii evidentiază indemnizatiile de somaj datorate somerilor, potrivit legii ( cont 424).
Avansurile acordate personalului evidentiază indemnizatiile pentru concedii de odihnă acordate ca avans (contul 425).
Drepturile de personal neridicate în termenul legal se înregistrează într-un cont distinct, deschis pe fiecare persoană ( contul 426).

Sumele datorate si neachitate retinerile din salariile personalului pentru cumpărări cu plata în rate, chirii sau pentru alte obligatii ale salariatilor, datorate tertilor (popriri, pensii alimentare si altele), se efectuează numai în baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relatii contractuale ( contul 427 ).

Sumele datorate si neachitate personalului (concediile de odihnă si alte drepturi de personal), aferente exercitiului în curs, se înregistrează ca alte datorii în legătură cu personalul (contul 4281).

Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme si echipamente de lucru, precum si debite provenite din pagube materiale, amenzile si penalitătile stabilite în baza unor hotărâri ale instantelor judecătoresti si alte creante fată de personalul unitătii se înregistrează ca alte creante în legătură cu personalul ( contul 4282).

Asigurările sociale, protectia socială datorate de angajatori-institutiile publice- pentru asigurări sociale de stat, asigurări sociale de sănătate, accidente de muncă si boli profesionale, asigurări pentru somaj, indemnizatii si concedii ( conturile 4311, 4313, 4315, 4371), precum si contributiile asiguratilor (salariati) pentru asigurări sociale de stat, asigurări de sănătate si asigurări pentru somaj ( conturile: 4312, 4314, 4372). Alte datorii sociale reprezintă sume datorate altor categorii de persoane, cum ar fi: drepturi pentru donatorii de sânge, alocatii si alte ajutoare pentru copii, alocatia suplimentară pentru familiile cu mai multi copii, ajutoare sociale, indemnizatii pentru persoanele cu handicap si altele (contul 438).

Bugetul statului, bugetele locale, bugetul asigurărilor sociale de stat. În cadrul decontărilor cu aceste bugete, se cuprind:
Taxa pe valoarea adăugată datorată bugetului de stat se stabileste ca diferentă între valoarea taxei exigibile aferente bunurilor livrate sau serviciilor prestate (T.V.A. colectată – contul 4427) si a taxei deductibile pentru cumpărăturile de bunuri si servicii (T.V.A. deductibilă - contul 4426).
Taxa pe valoarea adăugată neexigibilă ( contul 4428) care, pe măsură ce devine exigibilă, se trece la taxa pe valoarea adăugată colectată, respectiv taxa pe valoarea adăugată deductibilă.Taxa pe valoarea adăugată de plată ( contul 4423); Taxa pe valoarea adăugată de recuperat ( contul 4424).
Impozitul pe venituri din salarii si din alte drepturi cuprinde totalul impozitelor individuale calculate potrivit legii ( contul 444). Acesta trbuie recunoscut ca o datorie în limita sumei neplătite. Dacă suma plătită depăseste suma datorată, surplusul trebuie recunoscut drept creantă

Alte impozite, taxe si vărsăminte cuprind sumele datorate bugetului de stat (taxe vamale, accize) sau bugetelor locale ( impozitul pe clădiri, pe terenuri) sau alte impozite si taxe datorate, potrivit legii. Acestea se înregistrează în contabilitatea analitică pe feluri de impozite, taxe si vărsăminte datorate bugetului de stat sau bugetelor locale ( contul 446).

Alte datorii si creante cu bugetul statului cuprind: drepturile de personal neridicate, prescrise, datorate la bugetl statului potrivit legii, sumele datorate creditorilor, cuvenite bugetului statului după prescrierea lor, plusul de numerar din casierie, amenzi si penalităti, vărsăminte efectuate în plus la buget si altele, precum si sumele datorate bugetului de către institutiile finantate de la buget reprezentând venituri realizate în conditiile legii( conturile 4481 si 4482).

Comunitatea Europeană( PHARE, ISPA, SAPARD etc.). Sumele primite din contributia financiară nerambursabilă a Comunitătii Europene se înregistrează la institutiile publice implicate în derularea acestor fonduri ( Fondul National si Agentiile de Implementare) ca si creante – sume de primit ( conturile 4501, 4511, 4531, 4541, 4551, 456, 457, 458) si datorii – sume de plată ( conturile : 4502, 4512, 452, 4532, 4542, 4552) . Aceste sume sunt recunoscute ca venituri si cheltuieli numai în contabilitatea institutiilor publice care au calitatea de beneficiari finali ai fondurilor respective.

Debitorii si creditorii diversi, debitori si creditori ai bugetelor:
Sumele datorate institutiilor publice de către terte persoane fizice sau juridice, altele decât personalul prpriu si clientii, se înregistrează ca si debitori diversi (contul 461);
Sumele datorate de institutiile publice unor terte persoane fizice sau juridice, altele decât personalul propriu si furnizorii, se înregistrează ca si creditori diversi (contul 462);
Evidenta creantelor bugetare ale bugetului de stat, bugetelor locale, bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetului asigurărilor de somaj si a Fondului National Unic de asigurări sociale de sănătate, se realizează pe baza declaratiilor fiscale sau deciziilor emise de organul fiscal. Evidenta analitică se tine pe tipuri de impozite si plătitori, pe structura clasificatiei bugetare ( conturile 463,464,465,466).
Creditori ai bugetelor mai sus mentionate sunt persoane fizice si juridice pentru sumele de restituit sau de compensat cu alte creante ale aceluiasi buget sau cu alte creante ale altor bugete, la cererea acestora sau din oficiu, se evidentiază pe tipuri de impozite si pe plătitori, pe structura clasificatiei bugetare ( contul 467). În această grupă se cuprind si conturi în care se evidentiază împrumuturile pe termen scurt acordate din bugetul de stat, bugetul local, bugetul asigurărilor pentru somaj, potrivit legii (contul 468) precum si dobânzile aferente acestora ( contul 469).

Conturi de regularizare si asimilate. Conturile de regularizare se utilizează când operatiunile îsi extind efectele pe mai multi ani iar veniturile si cheltuielile trebuie să fie atribuite exercitiului în care au fost realizate sau efectuate. Conturile de regularizare si asimilate cuprind:
Sumele plătite în exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare următoare, se înregistrează distinct în contabilitate, la cheltuieli în avans ( chirii, asigurări, abonamente, publicatii, alte cheltuieli efectuate în avans ( contul 471).
Sumele încasate în exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare următoare, se înregistrează distinct în contabilitate, la venituri în avans ( contul 472).

Operatiunile care nu pot fi înregistrate direct în conturile corespunzătoare, pentru care sunt necesare clarificări ulterioare, se ănregistrează provizoriu, într-un cont didtinct. Sumele înregistrate în acest cont trebuie clarificate de către institutie în termenul cel mai scurt ( contul 473).

Decontările între institutiile publice cuprind operatiunile de decontare intervenite în cursul exercitiului între institutia superioară si institutiile subordonate sau între institutiile subordonate ale aceleiasi institutii superioare, reprezentând valoarea activelor fixe si a amterialelor transmise si primite în vederea executării unor actiuni în cadrul institutiei, precum si sumele transmise de institutia superioară către institutiile din subordine pentru efectuarea cheltuielilor din alocatii bugetare, din fonduri speciale, fonduri cu destinatie specială etc.. contabilitatea decontărilor între institutiilor publice, cuprinde operatiile care se înregistrează reciproc si în aceeasi perioadă de gestiune, atât în contabilitatea unitătii debitoare, cât si a celei creditoare apartinând aceluiasi ordonator principal de credite ( conturile 481, 482). La consolidare soldurile acestor conturi se elimină.

Decontările interne în cadrul institutiilor publice privesc acel tip de relatii dintre institutia publică si ordonatorii de credite principali pentru finantări din bugetul local (unde functionează trezorerii), dintre institutia superioară si institutiile subordonate privind finantarea de la buget si acele raporturi intervenite în cursul executiei între institutiile publice reprezentând valoarea materialelor transmise si primite în vederea executării unor actiuni în contul institutiei care le-a transmis (fiind vorba de acele decontări în cadrul sistemului institutiilor publice). Decontările interne din cadrul institutiilor publice mai privesc din alt punct de vedere acele raporturi privind drepturile si obligatiile evaluabile în bani ale unitătii patrimoniale cu personalitate juridică si personalul angajat pe baza contractelor de muncă si a contractelor de prestări servicii. De asemenea, împrumutul din fondul de rulment reflectă o decontare internă..

Decontările externe privesc raporturile de decontare ale institutiei publice cu persoane fizice sau juridice (terti externi institutiei) care pot fi institutiile superioare sau subordonate, privind finantarea bugetară, diverse persoane fizice sau juridice, debitori sau creditori pentru creante de încasat si obligatii de plată de achitat.
Ajustări pentru depreciere. Institutiile publice pot înregistra ajustări pentru deprecierea creantelor la sfârsitul exercitiului financiar, pe seama cheltuielilor ( conturile 491, 496 497).

Contabilitatea tertilor este condusă cu ajutorul următoarelor conturi: 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, detaliate pe subgrupele corespunzătoare.