Contabilitate

Inventarierea patrimoniului

Inventarierea generală a patrimoniului se realizează în conformitate cu prevederile Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv si are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de activ si pasiv ale fiecărei institutii, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situatiilor financiare anuale.

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, revine ordonatorului de credite sau altei persoane care, are obligatia gestionării elementelor de activ si pasiv si care elaborează si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise, adaptate la specificul unitătii.
Inventarierea elementelor de activ si pasiv se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel putin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de ordonatorul de credite.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativă (fisele de magazie) si din contabilitate.

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să solicite si să primească explicatii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării respectiv a urmăririi decontării creantelor. În baza explicatiilor primite si a documentelor cerecetate, membrii comisiei de inventariere stabilesc caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si caracterul plusurilor, propunând si modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

Comisia de inventariere la institutiile publice este unică, atributiile ei referindu-se atât la patrimoniul administrat direct de aceasta, cât si la patrimoniul institutiilor subordonate, fără personalitate juridică, care nu au compartimente proprii de contabilitate. În aceste cazuri, din comisia de inventariere trebuie să facă parte, în mod obligatoriu si câte un reprezentant al institutiei fără personalitate juridică.

Bunurile aflate în administrarea institutiilor publice se inventariază anual, cu exceptia clădirilor, constructiilor speciale si a celorlalte bunuri aflate în gestiunea misiunilor diplomatice si a oficiilor consulare, care se inventariază o dată la 3 ani.

Un regim specific îl au bunurile care fac parte din patrimoniul cultural national mobil , din fondurile de carte, vaorile de muzeu si recuzita în cadrul institutiilor artistice de spectacole, care, datorită naturii lor speciale, se inventariază în conditiile si la termenele stabilite de către Ministerul Culturii.

De exemplu, institutiile publice detinătoare de bunuri culturale sunt obligate să verifice existenta si integritatea bunurilor pe care le detin si care sunt înscrise într-un document special numit Registru pentru evidenta analitică a bunurilor culturale, asfel:
a) institutiile care detin până la 100.000 de obiecte – o dată la 3 ani;
b) institutiile care detin între 100.000 si 250.000 de obiecte – o dată la 4 ani;
c) institutiile care detin între 250.000 si 500.000 de obiecte – o dată la 5 ani;
d) institutiile care detin peste 500.000 de obiecte – o dată la 7 ani.

Anual, ordonatorul de credite respectiv poate dispune, însă, efectuarea verificării unui număr de obiecte aflate în inventar.
De asemenea, luând în considerare specificul activitătii unor institutii, ordonatorii principali de credite pot elabora norme proprii privind inventarierea unor bunuri cu caracter specific aflate în administrare, inclusiv pentru stabilirea unor exceptii de la regula generală de inventariere. Toate aceste exceptii trebuie însă, să primească avizul Ministerului Finantelor Publice.

Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează si se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire. Pentru lipsuri, sustrageri si alte produceri de pagube care constituie infractiuni, ordonatorii de credite sunt obligati să sesizeze organele de urmărire penală. Pagubele constatate la inventariere si imputate persoanelor vinovate, precum si debitorii deveniti insolvabili trebuie evidentiate în contabilitate în conturi analitice didtincte, iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor. Scăderea din contabilitate a unor pagube neimputabile se realizează în baza aprobării ordonatorului de credite, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

Bunurile constatate plus se evaluează si se înregistrează în contabilitate în functie de pretul pietei la data constatării sau de costul de achizitie al bunurilor similare.

Operatiile de regularizare se referă la următoarele elemente:
a) regularizarea plusurilor si minusurilor cantitative constatate în urma inventarierii. Această regularizare se va face în functie de particularitătile elementului constatat plus sau minus, respectiv: imobilizări, stocuri, elemente de trezorerie etc. asa cum au fost prezentate deja în capitolele referitoare la categoriile respective.
b) Constituirea/majorarea sau diminuarea/anularea ajustărilor pentru depreciere constatate la elementele de activ detinute de institutia publică la sfârsitul exercitiului finaniar, precum si constituirea/majorarea sau diminuarea/anularea provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli.
c) Înregistrarea diferentelor de curs valutar ca venituri, respectiv cheltuieli financiare, în urma reevaluării creantelor si/ sau datoriilor în valută si a disponibilului în valută detinut de institutia publică la 31 decembrie în conturi deschise la băncile comerciale, în conditiile precizate expres prin legislatia aferentă.
d) Identificarea si înregistrarea cheltuielilor si veniturilor aferente altor exercitii financiare asfel:
471 (Chelt. înreg. în avans)= clasa 6(Conturi de cheltuieli)

Si respectiv,
Clasa 7(Conturi de venituri) = 472 (Venituri înregistrate în avans)

e) Înregistraea tranzactiilor în curs de clarificare în contul 473 –decontări din operatii în curs de clarificare-, respectiv amenzi, cheltuieli de judecată, operatiuni efectuate în conturile bancare pentru care nu există documente etc., adică operatiuni care nu pot fi înregistrate pe cheltuieli sau alte conturi în mod direct, fiind necesare cercetări si lămuriri suplimentare.