Sistemul de documente si contabilitatea institutiilor publice în format electronic
Sistemul de documente si contabilitatea institutiilor publice în format electronic
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei institutii publice trebuie să asigute prelucrarea automată a datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si păstrarea acesrora pe suporturi tehnice.
La elaborarea si adaptarea programelor informatice trebuie avute în vedere criteriile minimale pentru programele informatice utilizate în activitatea financiară si contabilă, potrivit reglementărilor legale în vigoare.
Unitătile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Responsabilitătile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne. Institutiile publice au obligatia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitae.
Aceste documente justificative pot fi păstrate după editarea lor cu ajutorul sistemelor informatice. În conditiile conducerii contabilitătii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operatiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.
În aceată situatie, Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor.
Răspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionării unitătii beneficiare.
Din puct de vedere al bazei de date, trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile. Exercitiul financiar reprezintă perioada pentru care trebuie întocmite situatiile financiare anuale si, de regulă, coincide cu anul calendaristic. Durata exercitiului financiar este de 12 luni.
Exercitiul financiar începe la 1 ianuarie si se încheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, când acesta începe la data înfiintării institutiei publice, potrivit legii.
